Come funziona la fattura elettronica? Ecco la spiegazione completa

Da diversi anni, è ormai in vigore il sistema di fatturazione elettronica. I motivi sono diversi, ma quello più importante è l’obbiettivo, da parte delle autorità competenti, di poter controllare in modo più facile quali sono le entrate e le uscite di un’azienda, o la sua situazione economica. I primi ad essere stati obbligati a effettuare la fattura elettronica sono state le aziende che cedevano beni o servizi agli enti Pubblici e alla Pubblica Amministrazione. Successivamente, tale obbligo si è esteso anche ad altri settori e ambiti, passando per gli scambi tra le aziende fino ad arrivare anche per le vendite al privato. Questo tipo di documento è obbligatorio solo per chi risiede in Italia, mentre per gli scambi di beni e servizi verso l’estero si può ancora procedere con la classica fattura cartacea. I professionisti con regime forfettario, inoltre, sono esenti dall’effettuare la fatturazione elettronica, ma possono comunque farne uso se lo preferiscono.

Fatturazione elettronica: come funziona?

L’intero progetto si regge su un Sistema di Interscambio realizzato e sviluppato direttamente dalla Pubblica Amministrazione, come uno snodo da cui circolano tutte le fatture emesse. Per capire meglio, andiamo a vedere nel dettaglio come funziona e quali sono le varie fasi:

1. Compilazione: il tutto avviene tramite un software dedicato, in cui il mittente deve riempire tutti i campi inserendo i propri dati e anche quelli del destinatario. Va inserito anche il Codice Destinatario, ovvero un particolare numero che consente la ricezione di tali fatture; è necessario, inoltre, compilare tutti i campi come quello della descrizione del prodotto o del servizio fatturato e anche l’importo totale;
2. Firma digitale: una volta che la fattura è pronta, deve essere firmata in modo digitale dal sistema mediante la firma digitale e la marca temporale, che costituisce un sigillo di garanzia a favore dell’integrità del file e l’assenza di manomissioni;
3. Invio tramite il Sistema di Interscambio: dopo aver compilato il tutto, la fattura deve essere caricata nel formato .xml e inoltrata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Allo stesso modo, la regola vale anche se saremo noi a dover ricevere una fattura elettronica, e il tutto sarà gestito da tale sistema;
4. Notifica relativa allo stato dell’invio: una volta avvenuta la consegna, il sistema lo notificherà al mittente. Da quel momento in poi arriveranno delle notifiche che comunicheranno il momento in cui essa verrà recapitata e letta, oppure se ci dovessero essere errori di consegna. Tutto questo si traduce in grande efficacia, chiarezza e produttività;
5. Conservazione secondo norma di legge: l’ultima fase prevede il preservamento dei documenti transitati dal Sistema di Interscambio. Le fatture, infatti, devono essere conservate digitalmente, per legge, per un periodo di almeno 10 anni.